Faire appel à un conférencier : 7 points à trancher

Se préparer avant de faire appel à un conférencier peut faire la différence entre une intervention réussie et un intervenant qui part en hors-piste. La question du pourquoi se règle en 3 minutes, celle du comment demande une heure de travail interne que peu de commanditaires consacrent à la préparation.

Le marché existe et se porte bien. Selon l’étude conduite par EY pour l’UNIMEV, l’Union française des métiers de l’événement, Atout France et leurs partenaires, la France métropolitaine accueille 380 000 événements d’entreprise et d’institution par an, pour 52 millions de participants et 32 milliards d’euros de retombées économiques, mesurés sur l’année 2018.

Ces événements se composent à 54 % de séminaires, à 20 % de soirées d’entreprise et à 13 % d’événements de communication externe. Selon l’Event Data Book 2025 de l’UNIMEV, les entreprises françaises ont investi 5,5 milliards d’euros en événementiel.

Faire appel à un intervenant extérieur pour apporter un regard neuf, décrypter les enjeux, aider à prendre du recul et fédérer les équipes est devenu une pratique répandue, jusqu’en PME. Je continue pourtant de recevoir des appels de professionnels qui ne savent pas comment travailler avec une personne présente quelques heures seulement.

Cet article traite les 2 questions dans l’ordre : d’abord ce qu’un conférencier apporte réellement à votre entreprise, ensuite les 7 points à trancher en interne avant de composer le moindre numéro.

La raison	Le réflexe qui rate	Le déplacement
Une voix qui ne vient pas de la maisonFaire appel à un conférencier sert à porter un message qu’une voix interne ne peut pas porter, à décrypter un sujet complexe et à remettre une équipe en mouvement. Le regard extérieur fait une partie du travail à lui seul.	Chercher le bon nom d’abordLa démarche commence par la recherche de l’intervenant, du thème et du budget. La préparation interne arrive ensuite, quand elle arrive, et une demande construite en collectant les attentes de chaque service produit un catalogue impossible à traiter en une seule intervention.	La réussite se joue avant l’appelPlusieurs points se tranchent en interne avant de contacter le moindre intervenant, du résultat attendu au format retenu, en passant par la composition de l’audience et le niveau de personnalisation. Ce travail appartient au commanditaire et ne se délègue pas.

Avant l’intervention	Après l’intervention
Manque d’inspiration et routine installée	Regain d’énergie et envie de tenter
Motivation en baisse	Engagement renforcé autour d’objectifs communs
Peu d’idées nouvelles remontées	Ouverture aux propositions et aux essais
Message interne peu entendu	Message porté par une voix extérieure et accepté

Faire appel à un conférencier ne s’improvise pas

Les commanditaires qui font appel pour la première fois à un conférencier se reconnaissent à quelques réflexes constants : une liste de sujets trop longue, une négociation centrée sur la durée d’intervention et des attentes de résultats immédiats. Aucun de ces réflexes ne relève de la mauvaise volonté, et chacun se corrige dès qu’il est identifié.

Les 9 signes d’un premier appel

Les 9 signes d’un premier appel trahissent une demande construite à l’envers, en partant de l’intervenant au lieu du besoin. Chacun se corrige une fois identifié, et la plupart disparaissent dès que le commanditaire a tranché les 7 points présentés plus bas. Les voici, tels que je les entends au téléphone :

1. Une liste de sujets à aborder longue comme un été, qui transforme une intervention en catalogue exhaustif. Se décharger de la complexité de son environnement sur l’intervenant ne la simplifie pas.
2. La répétition du mot interactif, souvenir d’une conférence subie il y a 10 ans, tellement ennuyeuse et chargée de listes à puces qu’elle donne encore envie de rejoindre le parti suisse anti-PowerPoint.
3. La négociation des honoraires à la baisse, parce que la prestation est ramenée au temps de présence sur scène plutôt qu’à la valeur apportée.
4. Des attentes de changements majeurs dès la fin de la conférence. Après tout, elle était inspirante.
5. La sous-estimation de la préparation, comme si l’intervenant pouvait arriver les mains dans les poches et improviser.
6. L’hésitation à transmettre des informations sensibles, alors qu’elles conditionnent toute personnalisation réelle.
7. Le micromanagement du contenu, avec des directives très précises sur la façon de mener l’intervention plutôt qu’une confiance accordée au professionnel retenu.
8. La difficulté à définir des objectifs clairs, ce qui rend impossible toute mesure du succès.
9. La demande des slides avant l’intervention, sous prétexte technique ou parce que la direction ne laisse pas une personne extérieure parler sans validation préalable.

Si vous vous reconnaissez dans cette liste, la suite de cet article vous concerne directement. Le succès d’une intervention dépend autant du commanditaire que du conférencier, et la part qui vous revient se joue entièrement avant l’événement.

Si vous préférez une synthèse en vidéo, celle-ci est structurée par chapitres pour accéder rapidement au point qui vous intéresse.

Ce que la préparation change concrètement

Une demande précise raccourcit le cycle de décision, réduit le nombre d’allers-retours et permet à l’intervenant de construire une intervention sur mesure plutôt qu’un contenu d’étagère. Elle protège aussi votre audience, qui reçoit alors le contenu espéré. Elle vous évite enfin de payer une préparation perdue en reformulations.

Les 7 points qui suivent se tranchent en interne, avant le premier appel. Ils ne demandent ni budget ni expertise particulière, seulement des décisions que personne d’autre que vous ne peut prendre.

Les 7 points à trancher avant d’appeler un conférencier

7 décisions conditionnent la réussite d’une intervention : le résultat attendu, le sujet exact, le format, l’étendue, le niveau de personnalisation, la composition de l’audience et les livrables. Chacune se prend en interne et se transmet ensuite à l’intervenant, qui construit sa proposition sur cette base.

Soyez clair sur vos attentes avant de faire appel à un conférencier

La question à se poser en premier tient en une phrase : quels sont les résultats attendus de cette intervention ? La réponse oriente le choix de l’intervenant, du format et du ton de la séance. Cochez dans la liste suivante ce que vous en attendez vraiment :

• Transmettre un message, positif ou difficile, en le confiant à une voix extérieure qui l’étaiera de chiffres et d’expérience.
• Obtenir un éclairage sur un sujet d’actualité ou une tendance pertinente pour votre secteur.
• Vous préparer à l’avenir en anticipant les changements de votre domaine.
• Recevoir une intervention inspirante pour renforcer la cohésion, stimuler la créativité ou soutenir un changement.
• Offrir un aperçu des tendances en cours et des meilleures pratiques du moment.
• Divertir une audience après une session de travail dense, en détendant l’atmosphère.

Ces attentes doivent être partagées en interne, et notamment avec l’audience cible. Vérifiez avant de solliciter un intervenant que toutes les parties prenantes comprennent l’objectif visé, sinon l’intervention ne satisfera que ceux qui l’ont choisie.

Précisez enfin jusqu’où votre audience accepte d’être remise en question, pour éviter que l’intervenant ne dépasse ce que votre culture d’entreprise supporte. Rappelez-vous quand même qu’un intervenant ne vient pas servir des frites. Il y aura des brocolis et des choux de Bruxelles, c’est-à-dire des choses que vous devez entendre sans en avoir forcément envie.

En résumé, soyez transparent sur vos objectifs pour ne pas laisser place à la déception.

Soyez précis sur le sujet que vous souhaitez traiter

La question devient ici : comment résumer l’intervention attendue en quelques mots ? Une demande impossible à résumer en 10 mots révèle l’un des 3 cas de figure suivants. Chacun appelle une réponse différente de l’intervenant et se repère dès le premier échange :

1. La personne qui sollicite n’est pas la donneuse d’ordre. Elle a fait le tour des services et chacun lui a donné sa liste de sujets.
2. Le travail de précision et de simplification n’a pas été fait, et la complexité est transmise telle quelle à l’intervenant.
3. La personne est sous pression, sans direction claire, avec le risque réel de choisir le mauvais intervenant.

Ma réponse s’adapte à la situation. Quand mon agenda le permet, j’aide à poser les idées en plusieurs entretiens de préparation. Sinon, je demande au commanditaire de trouver lui-même un titre en 10 mots ou moins, et je le propose à sa place quand le blocage persiste.

Quand la personne n’a aucun pouvoir de décision sur le contenu, parce qu’elle agit pour un tiers, il m’arrive de décliner. Une demande de ce type cherche un catalogue, et lire un catalogue sur scène porte un autre nom que conférence : une punition.

En résumé, soyez précis sur le thème pour éviter les problèmes.

Ne confondez pas conférence et formation

La question porte ici sur l’adéquation du format : est-ce que la conférence répond vraiment à ma demande ? Attendre d’une heure de conférence qu’elle développe la collaboration, valorise les comportements collaboratifs et fournisse des outils utilisables dès le lendemain conduit droit à la déception. Ce besoin appelle un atelier ou une formation.

Une variante consiste à attendre de l’intervenant qu’il réponde à une longue liste de questions étrangement toutes orientées business. Là, la confusion porte sur la conférence et le conseil gratuit.

Le bon format se trouve à l’équilibre entre l’importance de vos enjeux et le temps que vous pouvez y consacrer. 3 voies s’ouvrent alors : réduire l’ambition de la conférence à un enjeu principal, compléter l’intervention par des ateliers en sous-groupes ou faire appel à quelqu’un capable de décliner le même sujet en plusieurs niveaux d’intervention.

En résumé, calibrez le format et la durée en fonction des enjeux que vous y mettez.

Précisez l’étendue de l’intervention

La question devient : de combien de temps est-ce que je dispose et qu’est-ce que j’en attends ? Il s’agit de choisir entre largeur et profondeur. Une présentation globale introduit une réflexion dans l’entreprise, une intervention profonde détaille la mise en œuvre concrète pour passer à l’action.

En précisant le niveau de détail souhaité, vous aidez l’intervenant à orienter ses exemples. Sur le sujet VUCA, la version large présente les concepts de volatilité et d’incertitude avec des exemples et des quiz pour chaque lettre. La version profonde détaille l’application concrète dans une stratégie commerciale et managériale, comme Amazon avec sa stratégie Day one.

En résumé, déterminez la profondeur de l’intervention autant que sa largeur.

Précisez le niveau de personnalisation souhaité

La question est simple : voulez-vous une intervention standard ou une intervention adaptée à votre culture et à vos enjeux ? J’ai bien dit à votre culture et à vos enjeux. Votre secteur économique compte moins, parce qu’un intervenant doit vous inspirer plutôt que vous aider à copier ce qu’il a vu ailleurs.

Une intervention sur l’étagère se justifie dans 3 cas :

1. elle coûte moins cher, faute de préparation spécifique ;
2. le sujet n’a pas d’enjeu immédiat et vous cherchez surtout un éclairage ;
3. vous voulez une performance ciselée au millimètre, qui tient autant du spectacle que de la conférence.

Pour une intervention qui résonne dans vos équipes et soutient un changement culturel, il faut au contraire une truelle, une brouette et les pieds sur terre. La personnalisation peut se limiter à la présentation de votre culture et des événements récents de votre entreprise, ou aller jusqu’à des entretiens téléphoniques entre vos collaborateurs et l’intervenant, pour qu’il s’imprègne du jargon interne et illustre son propos avec des situations vécues.

En résumé, évitez le copier-coller en commandant une intervention personnalisée.

Précisez la composition de l’audience et les horaires

2 éléments influencent fortement la préparation : qui sera présent et à quelle heure. La composition de l’audience détermine le ton, le vocabulaire et les exemples retenus. S’adresser à des cadres supérieurs ne demande pas la même approche que parler à des opérationnels de terrain.

L’horaire compte tout autant. Une intervention placée juste après le déjeuner suppose de prévoir des moments de mise en énergie, une approche plus dynamique et des exercices interactifs pour tenir l’attention. Ces deux informations transmises en amont valent mieux qu’une improvisation le jour même.

En résumé, évitez une audience blasée en expliquant à l’intervenant devant qui il va parler.

Pensez aux livrables et à la technique

Les 2 sujets sont liés. Il arrive qu’un client demande le support de présentation avant l’intervention pour l’intégrer au dossier général, ou après pour le distribuer à l’audience. Ce point se discute en préparation, parce que certains intervenants transmettent leurs visuels avec plaisir et d’autres s’y opposent par principe.

Mes raisons tiennent en une phrase : mes visuels illustrent mon propos et n’ont aucun sens sans lui, comme les images d’une vidéo privée de son. Une conférence n’est ni une formation, ni un atelier, ni une mission de conseil : elle ne produit donc pas de livrable. Sur certains sujets et dans un format de 90 minutes, je laisse en revanche un livret d’exercices que l’audience remplit pendant l’intervention.

Côté technique, transmettez les conditions de présentation dès que possible : micro, espace de déplacement et possibilité de garder son ordinateur près de la scène. Depuis la période des conférences en ligne, le public apprécie les moments d’interaction par quiz ou sondage, difficiles à animer avec un ordinateur en régie et une télécommande à deux boutons.

En résumé, pensez à tous les paramètres sans oublier l’intervenant et ses conditions de travail.

Ces 7 arbitrages s’inscrivent dans une décision plus large, celle d’engager ou non une intervention extérieure. Si la question reste ouverte chez vous, reprenez la grille de décision du recours à un conférencier en entreprise, qui compare les formats et fixe les indicateurs à relever ensuite.

Conférence standard, sur mesure ou atelier : quel format choisir avant de faire appel à un conférencier ?

Le bon format dépend du résultat attendu, du temps disponible et de votre investissement dans la préparation. Une conférence standard éclaire un sujet à moindre coût. Une conférence sur mesure soutient un changement propre à votre culture. Un atelier ou une masterclass fait pratiquer et développe une compétence au sein d’un petit groupe.

Comparer les formats selon votre objectif

Les 3 formats se distinguent par leur promesse, par l’effort de préparation demandé au commanditaire et par le degré de personnalisation. Le tableau suivant les compare sur des critères explicites, pour arbitrer selon votre objectif plutôt que selon le nom de l’intervenant ou le créneau libre dans le programme de la journée.

Critère	Conférence standard	Conférence sur mesure	Atelier ou masterclass
Promesse	Éclairer un sujet ou une tendance	Soutenir un changement propre à votre culture	Faire pratiquer et développer une compétence
Préparation du commanditaire	Un brief court sur l’audience et l’horaire	Les 7 points tranchés et des entretiens avec l’intervenant	Les objectifs pédagogiques et la composition du groupe
Personnalisation	Exemples généraux	Jargon interne, situations vécues et irritants réels	Exercices construits sur vos cas
Taille du public	Plénière sans limite	Plénière ou grand groupe	Petit groupe
À privilégier quand	Le sujet n’a pas d’enjeu immédiat	Le message doit résonner dans vos équipes	L’audience doit repartir avec des outils

Les signaux qui orientent votre décision

Quelques signaux simples indiquent le format à retenir avant même de contacter un intervenant. Ils portent sur l’enjeu, sur l’attente de l’audience et sur votre capacité à préparer la séance en interne. Quand plusieurs signaux pointent vers le même format, la décision se prend sans difficulté :

• un message difficile à porter en interne oriente vers une conférence sur mesure ;
• une attente d’outils utilisables dès le lendemain oriente vers un atelier ou une masterclass ;
• un sujet d’actualité sans enjeu immédiat se contente d’une conférence standard ;
• une demande qui mélange plusieurs services appelle d’abord un entretien de cadrage ;
• un public qui doit changer de pratique appelle un relais après la séance, quel que soit le format.

Comment je peux vous aider à préparer votre intervention

J’interviens plus de 100 fois par an sur le leadership, le management, les ressources humaines et l’innovation. Selon votre point de départ, le travail commence par le cadrage de votre demande ou directement par le choix du format. Dans les 2 cas, l’objectif reste une intervention utile pour votre audience.

Cadrer votre demande avant de choisir le format

Quand la demande arrive chargée des attentes de 4 services, je propose 1 ou 2 entretiens de préparation pour la réduire à un enjeu principal et à un titre de 10 mots. Ce travail conditionne tout le reste, et il se fait avant la signature plutôt qu’après.

Vous repartez de ces entretiens avec un objectif formulé, une audience caractérisée et un format calé, y compris si vous décidez ensuite de travailler avec un autre intervenant.

Conférences, ateliers et masterclass sur mes sujets

Je décline le même sujet en plusieurs niveaux d’intervention, de la conférence d’une heure à la masterclass, jusqu’à la mission de conseil quand l’enjeu le justifie. Le niveau retenu dépend de vos enjeux et du temps disponible dans votre programme. Le détail des thèmes figure sur ma page sujets d’intervention.

Pour vérifier que le profil correspond à votre besoin avant même de m’écrire, l’article sur le rôle d’un conférencier détaille ce que ce métier recouvre réellement. Pour discuter de votre événement, contactez-moi directement.

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En conclusion, faire appel à un conférencier se prépare avant l’appel

Faire appel à un conférencier répond à 3 besoins que votre organisation ne couvre pas seule : porter un message avec une voix extérieure, apporter une expertise à jour et créer une expérience commune qui fédère. Ces 3 apports justifient l’investissement, à condition que le brief le permette.

Les erreurs coûteuses se répètent d’un commanditaire à l’autre : un catalogue de sujets à la place d’un thème, des attentes de résultats immédiats et une communication interne inexistante sur les objectifs. Elles se corrigent toutes avant le premier appel.

Clarifiez vos attentes, définissez précisément votre sujet, choisissez le bon format et dites jusqu’où vous voulez que l’intervention soit personnalisée. Faire appel à un conférencier devient alors une décision préparée plutôt qu’un pari, et l’intervention tient sa promesse.

Questions fréquentes sur le fait de faire appel à un conférencier