La collaboration comme réponse à l’incertitude

Je continue ma série d’article sur l’utilisation concrète de VUCA appliqué au management et à la culture d’entreprise.

Après, nous sommes d’accord, la collaboration pour répondre à l’incertitude peut sembler évident et elle est aussi la réponse à la complexité, la volatilité et l’ambiguïté.

Pour illustrer ce sujet, je n’ai pas à aller très loin, je vais utiliser l’un des exemples que j’utilise lors de mes conférences sur VUCA ou sur la culture de l’innovation. Celui d’un client qui a été confronté au défi de se relever de la prise de position d’un concurrent pour lequel la période du COVID-19 a été une aubaine.

Résultat classique et attendu : réorganisation, coupes budgétaires, plans, PSE, gel des embauches et chantiers de maisons individuelles stoppés.

Mais ce n’était pas tout ! Dans le cadre de la réorg’, le client avait pour mission de dépasser ses objectifs annuels pour rattraper les sous-performances passées des autres lignes d’affaires qui étaient en difficulté. Et pour couronner le tout : qui échappaient à son contrôle direct.

Je travaillais avec ce client sur d’autres sujets avant cette crise et je dois vous dire que jusqu’à là j’avais été surpris par sa facilité à collaborer avec d’autres secteurs de l’entreprise ou à l’extérieur (comme avec moi) et par sa capacité d’adaptabilité et son ouverture à l’expérimentation.

Ce n’est pas un hasard si c’est avec lui que j’ai commencé à parler en France de « T-shaped employee » et à l’ai assisté à intégrer cette approche dans sa culture d’équipe.

Cependant, face à cette pression supplémentaire, son état d’esprit a changé. Confronté à ce défi commercial – qui revenait à lui mettre la tête sur le billot – et à des ressources limitées pour les relever, il s’est replié sur son équipe pour assurer ses fondations et passer en mode survie.

Évidemment, à ce moment, il n’a pas été le seul à sortir des sacs de sables plutôt que de prendre la baïonnette pour partir à l’assault.

Chez Nespresso j’ai vu des dirigeants le faire à l’arrivée de Starbucks sur leur platebandes. Je l’ai aussi vu chez SPW (Service public de Wallonie) ou des managers ont même disparus pendant plusieurs semaines.

La crise crise du Covid-19 et l’incertitude économique ont été un révélateur de comportement et de capacité à se replier ou à passer à l’abordage. Pour le chiffre, une recherche de McKinsey de l’époque révélait que 1 cadre sur 5 pensaient avoir l’expertise et les moyens de saisir de nouvelles opportunités de croissance. Et 2/3 d’entres-eux estimaient que ce serait le moment le plus « challengeant » de leur carrière.

Cela suggère que lorsque les ressources deviennent limitées, de nombreux managers et dirigeants ont tendance à devenir averses au risque et à protéger leurs propres intérêts, favorisant une culture de conservatisme et privilégiant la stabilité à l’innovation.

Normal et humain. Je le vois tout le temps en tant que consultant en pratique managériale et en culture d’entreprise. Et j’en tombe moi même victime dans le cadre des entreprise que je dirige ou dirigeais : en période de croissance les managers sont enclins au risque mais se rétractent en périodes d’incertitude. Et ce n’est pas tout, ils deviennent plus directifs et prennent les choses comme elles viennent au jour le jour !

Dans de telles circonstances, l’accent est souvent mis sur la préservation des actifs existants, la réduction des dépenses et le maintien du statu quo. Le mode survie. Ce qui peut entraver la capacité de l’organisation à s’adapter, pivoter et prospérer dans un environnement concurrentiel.

Pourtant, c’est précisément pendant ces périodes difficiles que le potentiel inexploité de la collaboration peut changer la donne !

Alors, si vous êtes vous même en difficulté avec la prise de risque, voici quatre stratégies pour opérer les changements d’état d’esprit et de comportement afin de devenir plus collaboratif et débloquer la croissance.

• Redéfinir la rareté
• Expérimenter avec des options
• Changer le scénario de l’innovation
• Développer un état d’esprit de collaboration

Redefinir la signification de la rareté

L’obstacle principal à la collaboration réside dans ce qu’on appelle l’état d’esprit de rareté. Oui, à l’opposé de l’état d’esprit de l’abondance. La rareté, ou le manque de ressources nécessaires, provoque un changement mental où un individu n’a que l’énergie mentale à dépenser sur le problème immédiat et rien d’autre.

Sur le lieu de travail, cela peut amener les managers à être motivés par leur peur de la vulnérabilité et un sens accru de la compétitivité, conduisant à une réticence à partager des connaissances, des personnes et des ressources.

L’accent mis sur l’auto-préservation et l’atténuation des risques les empêche souvent de prendre de bonnes décisions ou de faire des paris à long terme sur l’entreprise. Cela conduit à une collaboration réduite, à une pensée créative et à une innovation, résultant en des structures d’équipe sous-optimales et un manque de synergie.

Selon la neuroscientifique, Wendy Suzuki, l’innovation et la créativité sont influencées par les parties du cerveau qui contrôlent la mémoire et des émotions comme la peur.

Lorsqu’une personne se sent craintive, comme en période d’incertitude, sa capacité à être créative est compromise. C’est alors que l’état d’esprit « anxieux » de se sauver prend le dessus et empêche le cerveau « curieux » de chercher des opportunités d’innover, d’apprendre et de grandir.

L’antidote à ce phénomène est une attitude d’abondance et de gratitude, qui peut réduire la peur et stimuler la créativité. Ainsi, établir un état d’esprit collaboratif et abondant dans votre équipe — même lorsque les ressources sont rares — peut favoriser la créativité aux niveaux individuel et collectif.

C’est ce que j’ai fait dans le cadre de mon activité dans la compétition automobile quand nous avons perdu 80 % de notre CA suite à l’annulation du Dakar et qu’il nous restait 3 mois de tréso.

Et c’est ce qu’a fait mon client big-pharma en déléguant et en désinfantilisant son comportement pour laisser à son équipe al possibilité de collaborer, de s’adapter aux nouvelles circonstances et éventuellement de proposer de nouvelles idées.

Les règles du jeu de la collaboration pour répondre à l’incertitude

Pour cela je l’ai guidé en utilisant ma propre expérience :

Rassembler son équipe pendant une journée pour trouver 3 idées qui seraient réalisables (on a les moyens), désirables (quelqu’un en veut) et rentables (ouiiii) :

• à la fin du mois
• à la fin du trimestre
• à la fin de l’année

Je pense que vous avez compris que l’on touche aux bases du Design thinking.

Une fois ce premier tri réalisé, les membres de l’équipe se sont séparés en sous groupes et étaient libres de s’organiser, se rencontrer, bref, de collaborer. Cela pouvait être en interne avec des partenaires interne ou externes avec des experts (comme moué) qui partagent les mêmes valeurs et cibles de clients.

Cela a permis à son équipe de prendre les choses en main, de valider et affiner les idées qui avaient émergées. Ce qui a eu des résultat concrets sur l’innovation mais pas seulement !

Les collaborateurs se sont sentis plus soutenus et confiants dans leurs capacités de prise de décision et de résolution de problèmes. L’approche a amélioré le moral ainsi que l’efficacité de l’équipe et sa capacité à conduire un projet de son idée à sa réalisation dans des temps très courts.

Sans le savoir, mon client était devenu un Enabler.

Expérimenter avec des options

En s’associant avec d’autres personnes extérieures à leur équipe, les collaborateurs accèdent automatiquement à plus de ressources, à des bases de connaissances diversifiées et à une richesse d’expériences de vie et professionnelles.

Savoir que vous pouvez poursuivre plusieurs options ouvre votre état d’esprit aux possibilités et vous permet de réfléchir à plusieurs solutions et chemins.

Je ne vais pas entrer dans le détail ici mais l’optionnalité vous permet d’être plus stratégique, axé sur le long terme et abondant dans votre réflexion, y compris concernant la gestion des risques et la planification des scénarios. Cette approche « Et » à la place du « OU » permet d’évaluer plusieurs solutions et manières de résoudre un problème.

En ayant 3 délais (1,3 et 12 mois) et 3 conditions (désirabilité, faisabilité et viabilité) au lieu de concentrer tous leurs efforts sur une seule stratégie, ils ont exploré simultanément plusieurs voies. Cela a atténué les risques et ouvert des opportunités de collaboration et d’innovation inattendues.

Changer le scénario sur l’innovation

La clé pour débloquer le potentiel de la collaboration réside dans la reformulation de la manière dont les organisations abordent l’innovation.

Ce n’est pas un épuisement des ressources, mais un pari sur un retour plus important à l’avenir. Plutôt que de se concentrer uniquement sur le maintien de l’activité principale, vous devriez activement poursuivre l’innovation et cultiver de nouveaux flux de revenus, produits, consommateurs, occasions, etc.

Je parlerai d’avoir des « Side Hustle » d’équipe.

De nombreux outils et plateformes facilitent la collaboration et l’innovation pour aider à identifier ces opportunités. Par exemple, le Business Model Canvas ou le pre-mortem sont des outils polyvalents qui encouragent la co-création.

Pour revenir au client, ce nouveau scénario comprenait l’innovation dans des domaines qu’elle n’avait même jamais envisagés auparavant pour extraire plus de valeur des ressources existantes.

Cela lui a permis de déterminer ce qui pourrait être produit de plus dans l’infrastructure de fabrication existante de l’entreprise, de ramener le travail d’agence en interne pour minimiser les coûts externes et de débloquer des revenus à réinvestir dans l’entreprise, et de tirer parti des partenariats externes et des licences. Face à l’adversité, elle a identifié des opportunités de croissance à court et à long terme dans l’entreprise.

Développer un état d’esprit collaboratif

Reconnaissant l’importance d’un état d’esprit collaboratif, l’Enableship devient un outil puissant de transformation. La conscience de soi est la première étape pour briser les barrières à la collaboration.

Posez à votre équipe les questions de suivantes pour favoriser un sens du but partagé, créer des conditions propices à la collaboration et les aider à surmonter les peurs :

• Quelles sont les forces et les avantages que nous avons en tant qu’entreprise et équipe ?
• Comment pouvons-nous débloquer ces éléments pour faire croître l’entreprise ?
• Comment reformuler ces défis en opportunités ?
• Qu’est-ce qui doit être vrai pour que nous puissions grandir en tant qu’entreprise ?
• Comment la collaboration et la créativité nous ont-elles aidés, nous et l’entreprise, dans le passé ?
• Qu’est-ce qui a fonctionné et peut être répliqué dans cette situation ?
• Quels obstacles nous empêchent actuellement de réaliser notre plein potentiel, et comment pouvons-nous les surmonter ensemble ?
• Quelles compétences uniques ou sous-utilisées au sein de notre équipe pourraient être mises à profit pour explorer de nouvelles avenues de croissance ?
• De quelles manières pouvons-nous améliorer notre processus de prise de décision pour être plus réactifs et adaptatifs aux changements du marché ?
• Comment pouvons-nous mieux écouter et intégrer les retours de nos clients pour innover et répondre plus efficacement à leurs besoins ?
• Quelles expériences passées de réussite ou d’échec peuvent nous enseigner de précieuses leçons pour nos projets actuels et futurs ?
• De quelle manière pouvons-nous mieux exploiter la diversité de notre équipe pour stimuler l’innovation et la créativité ?
• Quels partenariats ou collaborations externes pourraient accélérer notre croissance et comment pouvons-nous les initier ?
• Quels sont les risques que nous sommes prêts à prendre pour réaliser une avancée significative, et comment pouvons-nous minimiser ces risques ?
• Comment chaque membre de l’équipe peut-il contribuer à une culture d’amélioration continue et d’apprentissage ?
• Quels sont les signaux du marché ou tendances émergentes que nous devons mieux comprendre et sur lesquels nous pouvons potentiellement agir ?

Vous saisirez saisi l’opportunité de mener son équipe à sortir de leur silo et adopter un état d’esprit collaboratif.

Mais attention ne tombez pas dans le piège de penser que vous avez les meilleures idées parce que vous êtes le manager ! Je vous parle de co-création ici donc vous devez d’abord être contributeur de ce moment collaboratif.

Voici d’autres questions pour vois aider à faciliter la créativité ed votre équipe:

Imaginez un scénario où notre équipe a pleinement adopté un état d’esprit collaboratif. À quoi ressemble le succès dans ce scénario ?

• Communication ouverte et transparente : Chaque membre de l’équipe se sent à l’aise pour partager des idées, des préoccupations et des feedbacks, contribuant à un environnement où l’innovation prospère.
• Responsabilité partagée : Les succès et les échecs sont considérés comme des résultats collectifs, renforçant le sentiment d’unité et de but commun.
• Engagement et motivation accrus : Les membres de l’équipe sont plus investis dans leur travail, ressentant une connexion plus profonde avec les objectifs de l’équipe et de l’entreprise.
• Flexibilité et adaptabilité : L’équipe s’adapte rapidement aux changements et aux défis, utilisant la collaboration pour trouver des solutions créatives.
• Innovation et créativité : Un flot constant d’idées nouvelles et améliorées émane de l’équipe, conduisant à des solutions novatrices et à l’amélioration des processus.

Quels indicateurs utiliserons-nous pour mesurer nos progrès ?

• Taux de réalisation des projets : Mesure le pourcentage de projets terminés dans les délais et selon les spécifications, indiquant une collaboration efficace.
• Satisfaction et engagement des employés : Des enquêtes régulières révèlent le niveau d’engagement et de satisfaction, qui devraient augmenter avec une collaboration réussie.
• Nombre d’idées nouvelles générées et mises en œuvre : Suivi du nombre d’innovations proposées par l’équipe et effectivement adoptées.
• Feedback des clients : L’amélioration des retours clients sur les produits ou services, indiquant une performance accrue due à une collaboration efficace.
• Performance de l’équipe : Indicateurs clés de performance spécifiques à l’équipe, tels que la qualité du travail, l’efficacité et la rapidité de réponse aux problèmes.

Quelles actions pouvons-nous convenir en tant qu’équipe pour nous rapprocher d’une étape de ce que « le succès » ressemble ?

• Établir des séances de brainstorming régulières : Des réunions dédiées à la génération d’idées où tous les membres peuvent contribuer librement.
• Mettre en place des réunions de rétrospective : Analyser ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré après chaque projet ou période.
• Encourager la formation croisée : Permettre aux membres de l’équipe d’apprendre les uns des autres pour améliorer la compréhension mutuelle et la polyvalence.
• Adopter des outils de collaboration en ligne : Utiliser des plateformes qui facilitent la communication et la gestion de projet à distance.
• Célébrer les réussites : Reconnaître et récompenser les contributions individuelles et d’équipe aux succès.
• Développer un pacte d’équipe : Un accord commun sur les valeurs, les comportements et les méthodes de travail préférés pour renforcer la cohésion et l’alignement.

Ces actions, une fois mises en œuvre, peuvent considérablement contribuer à bâtir un environnement où la collaboration n’est pas seulement un idéal, mais une réalité vécue quotidiennement, propulsant l’équipe vers de nouveaux niveaux de succès.

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Pour finir, c’est lors des moments difficiles que l’état d’esprit collaboratif est le plus précieux. Les temps difficiles sont une opportunité de pivoter, d’innover et de croître.

Le potentiel caché de la collaboration sert de phare d’espoir en périodes d’incertitude. En reconnaissant et en surmontant les barrières présentées par un état d’esprit de rareté, les leaders d’entreprise peuvent naviguer dans les tempêtes économiques et prospérer face à l’adversité.

Ainsi, lorsque vous devez réévaluer votre stratégie d’entreprise en périodes incertaines, rappelez-vous que la clé est de voir la collaboration non pas comme un luxe, mais comme un atout indispensable sur votre parcours de croissance. La collaboration a le pouvoir d’habiliter vos équipes, de libérer l’innovation et de transformer les défis en opportunités.

C’est la raison pour laquelle la collaboration est la réponse à l’incertitude.