Vous êtes peut-être ici car vous avez cliqué sur le lien qui conclut un mail que je vous ai adressé.
Si ce n’est pas le cas, je vous invite tout de même à partager et à utiliser « les 5 lignes » pour vos futures communications. La règle tient en une phrase : je m’engage à répondre à chaque mail en 5 lignes au maximum, quel que soit le destinataire ou le sujet.
| Le problème | La règle | Le déplacement |
|---|---|---|
| La surcharge de mailsLe volume de mails reçus chaque jour grandit et le temps consacré à y répondre occupe une part croissante de l’activité professionnelle. La règle des 5 lignes répond à cette surcharge par une limite visible. | Une limite annoncéeChaque réponse tient dans une limite courte, quel que soit le destinataire ou le sujet, et la signature annonce cette règle pour que le correspondant comprenne la brièveté du message. | Écrire court demande du tempsLa concision se prépare avant d’écrire : décider de ce qui compte, de l’action attendue et de ce qui relève d’un appel plutôt que d’un mail. |
Le problème : la surcharge de mails au travail
La surcharge de mails vient du volume de messages reçus chaque jour et du temps qu’exige chaque réponse. Elle grignote la concentration, multiplie les interruptions et donne la sensation d’être submergé. Le droit français encadre l’usage des outils numériques par le droit à la déconnexion, sans rien dire de la longueur des messages.
Pourquoi la surcharge de mails pèse sur la productivité
La surcharge de mails pèse sur la productivité parce que chaque message demande une lecture, une décision et souvent une réponse. Plus les messages sont longs, plus chacune de ces étapes coûte cher. Le temps passé à répondre devient une part importante de l’activité professionnelle, au détriment du travail qui demande de la concentration.
Le volume de mails que chacun reçoit quotidiennement ne cesse de croître, et le temps consacré à y répondre devient une part significative de l’activité professionnelle. Cette surcharge d’information peut conduire à une baisse de productivité et à une sensation d’être submergé.
Un mail long reporte le travail sur son destinataire : c’est à lui de trouver la question posée, l’action attendue et l’échéance. Multipliez cet effort par le nombre de messages reçus dans une journée et vous obtenez une charge que personne n’a décidée.
Le droit à la déconnexion ne règle pas la longueur des mails
Le droit à la déconnexion protège les temps de repos des salariés, mais il ne dit rien de la longueur des messages envoyés pendant la journée. Une entreprise peut couper les serveurs le soir et laisser des mails de 40 lignes envahir les heures de travail. La concision relève donc d’une règle d’écriture que chacun peut adopter.
Le Code du travail prévoit que la négociation sur la qualité de vie au travail porte sur les modalités du droit à la déconnexion et la régulation de l’utilisation des outils numériques, et qu’à défaut d’accord l’employeur élabore une charte. Ce cadre protège les temps de repos et de congé, ainsi que la vie personnelle et familiale.
Ce cadre reste muet sur ce qui se passe pendant les heures de travail. J’ai consacré un article au droit à la déconnexion et à ses limites, et la règle des 5 lignes en est le complément : elle allège la journée plutôt que la soirée.
La solution : écrire avec clarté et concision
La solution consiste à écrire court pour être lu vite et compris du premier coup. Blaise Pascal l’avait formulé au XVIIe siècle : faire court demande plus de temps que faire long. La règle des 5 lignes reprend cette exigence et l’applique aux mails, en comptant les lignes comme un tweet compte les caractères.
La leçon de Blaise Pascal sur les lettres trop longues
Blaise Pascal s’excusait en 1656 d’avoir écrit une lettre trop longue, faute d’avoir eu le loisir de la faire plus courte. Sa phrase rappelle que la concision demande un effort de préparation que la longueur épargne à son auteur. Elle sert de modèle à quiconque veut écrire des mails clairs et respectueux du temps de leurs lecteurs.
S’inspirer de Blaise Pascal permet d’écrire avec clarté et concision :
Mes Révérends Pères, mes lettres n’avaient pas accoutumé de se suivre de si près, ni d’être si étendues. Le peu de temps que j’ai eu a été cause de l’un et de l’autre. Je n’ai fait celle-ci plus longue que parce que je n’ai pas eu le loisir de la faire plus courte.
Blaise Pascal, Les Provinciales, seizième lettre aux révérends pères jésuites, 4 décembre 1656
Adopter une approche similaire pour les mails pourrait être extrêmement bénéfique.
Traiter un mail comme un tweet qui compte les lignes
Traiter une réponse par mail comme un tweet impose une contrainte visible et mesurable. Au lieu de compter les caractères, vous comptez les lignes, et 5 lignes suffisent pour dire l’essentiel. La contrainte oblige à choisir ce qui compte avant d’écrire, ce qui raccourcit le message et clarifie la demande.
Imaginez traiter vos réponses par mail comme un tweet, mais avec un twist : au lieu de compter les caractères, comptez les lignes.
Je ne suis pas le premier à fixer ce type de limite. La page anglophone five.sentenc.es propose depuis longtemps de limiter toute réponse à 5 phrases, quel que soit le destinataire ou le sujet. J’ai choisi de compter les lignes plutôt que les phrases, parce qu’une ligne se voit à l’écran avant même d’être lue.
Comment appliquer la règle des 5 lignes à vos mails
Appliquer la règle des 5 lignes consiste à répondre à chaque mail en 5 lignes au maximum et à l’annoncer dans sa signature. L’annonce évite que la brièveté passe pour de la sécheresse. La règle oblige à préparer sa réponse : une idée par mail, l’action attendue en premier, et un appel quand le sujet dépasse 5 lignes.
La règle des 5 lignes, une politique personnelle
La règle des 5 lignes est une politique personnelle : je m’engage à répondre de façon concise à tous les mails reçus, et je l’annonce par un lien en fin de message. Elle ne s’impose à personne d’autre. Elle explique simplement à mes correspondants pourquoi mes réponses sont courtes et les invite à faire de même.
Communiquer en « 5 lignes » est une politique personnelle qui m’engage à répondre de façon concise aux mails reçus.
M’engager à communiquer en « 5 lignes » est une politique personnelle que j’ai adoptée pour répondre de façon concise et efficace aux mails reçus. Cette règle encourage une communication plus claire et plus directe, et elle respecte également le temps de mes correspondants en leur fournissant des réponses rapides et pertinentes.
En adoptant cette méthode, vous pouvez réduire la quantité de texte inutile, vous concentrer sur l’essentiel de votre message et ainsi améliorer votre efficacité dans un environnement de travail de plus en plus rapide.
Ce que les 5 lignes obligent à décider avant d’écrire
Les 5 lignes obligent à prendre 3 décisions avant d’écrire : quelle est l’information utile, quelle action le destinataire doit mener, et à quelle échéance. Une fois ces décisions prises, le mail s’écrit vite. Sans elles, aucune limite de longueur ne suffit, car le message tourne autour de la question au lieu d’y répondre.
Voici l’ordre que je suis pour tenir dans les 5 lignes :
- La réponse ou l’action attendue, dans la première ligne.
- Le contexte strictement nécessaire pour comprendre cette réponse.
- L’échéance ou la prochaine étape, avec la personne concernée.
- Une ligne de réserve pour une précision, à n’utiliser que si elle change la décision.
Un mail qui suit cet ordre peut se lire sur un téléphone sans faire défiler l’écran, et son destinataire sait dès la première ligne ce que vous attendez de lui.
Quand 5 lignes ne suffisent pas
Quand 5 lignes ne suffisent pas, le sujet relève le plus souvent d’une conversation plutôt que d’un mail. Un appel de quelques minutes règle ce qu’un échange de longs messages ferait traîner pendant des jours. Un document joint convient quand l’information doit être conservée, à condition que le mail dise en 5 lignes pourquoi il faut le lire.
La règle des 5 lignes fonctionne comme un signal d’alerte. Si je n’arrive pas à tenir dans la limite, je me demande si je maîtrise vraiment mon sujet ou si je cherche à éviter une conversation. Dans les 2 cas, écrire plus long ne règle rien.
Aller plus loin que la longueur des mails
Vos équipes souffrent de messages qui débordent sur les soirées et les week-ends ? Découvrez comment faire du droit à la déconnexion une pratique managériale qui protège réellement la concentration dans l’article dédié.
Règle des 5 lignes, charte ou formation : quelle démarche choisir pour vos équipes ?
Le choix dépend de l’ampleur du problème et du niveau d’engagement souhaité. Une règle personnelle comme les 5 lignes se lance seule et donne l’exemple, une charte de déconnexion encadre les horaires, et une formation à l’écrit professionnel outille toute une équipe. Ces démarches se complètent plus qu’elles ne se remplacent.
Comparer les démarches selon votre situation
Chaque démarche agit sur un levier différent : la longueur des messages, les horaires d’envoi ou la compétence d’écriture. Une règle personnelle convient au manager qui veut donner l’exemple, une charte à l’entreprise qui doit encadrer les usages, une formation à l’équipe qui écrit beaucoup. Le tableau suivant les compare sur 3 critères.
| Démarche | Ce qu’elle règle | Pour quelle situation | Sa limite |
|---|---|---|---|
| Règle personnelle des 5 lignes | La longueur des réponses et la clarté de la demande | Un dirigeant ou un manager qui veut donner l’exemple | Elle dépend de la discipline de celui qui l’adopte |
| Charte de déconnexion | Les horaires d’envoi et de réponse | Une entreprise qui doit encadrer l’usage des outils numériques | Elle ne dit rien de la longueur ni de la clarté des messages |
| Formation à l’écrit professionnel | La compétence d’écriture de toute une équipe | Une équipe dont le métier repose sur l’écrit | Elle s’oublie sans règle commune après la formation |
Les signaux qui montrent que vos mails coûtent trop cher
Plusieurs signaux montrent que les mails coûtent trop cher à une équipe. Ils se repèrent dans le temps passé à les traiter, dans le nombre d’allers-retours nécessaires pour obtenir une réponse et dans les réunions organisées pour clarifier un message. Plus ces signaux sont nombreux, plus une règle commune devient utile.
Voici 4 signaux à surveiller :
- Vos collaborateurs consacrent leurs premières heures de la journée à traiter leur messagerie.
- Une question simple demande plusieurs allers-retours avant d’obtenir une réponse.
- Des réunions sont organisées pour clarifier ce qu’un mail voulait dire.
- Les mails importants se perdent au milieu des messages en copie.
Comment je peux vous aider à alléger la communication de vos équipes
J’aide les dirigeants et les managers à réduire la charge qui pèse sur leurs équipes, dont celle des mails. J’interviens en conférence pour faire prendre conscience du coût de ces pratiques, puis en atelier pour définir des règles simples que l’équipe s’applique elle-même. La règle des 5 lignes sert souvent de point de départ.
Une conférence pour faire prendre conscience du coût des mails
Une conférence aide une équipe de direction ou un réseau de managers à mesurer ce que coûtent les pratiques de communication installées. J’y partage la règle des 5 lignes et les règles de concision qui l’accompagnent. Le public repart avec une règle qu’il peut appliquer dès le premier mail du lendemain.
Vous pouvez choisir une conférence adaptée à votre événement et à votre public.
Un atelier pour définir les règles de communication de l’équipe
Un atelier permet à une équipe de construire ses propres règles de communication : longueur des mails, usage de la copie et choix entre mail, appel ou réunion. Les règles qu’une équipe se donne tiennent mieux que celles qui lui sont imposées. Chaque participant repart avec un engagement personnel.
Ce travail rejoint celui de l’atelier pour devenir un bureaucratie buster, et le détail des formats figure sur la page des ateliers et masterclass.
En conclusion, écrire court demande plus de temps qu’écrire long
Pascal l’avait compris il y a plus de 3 siècles : la longueur d’un message trahit souvent le temps qui a manqué pour le préparer. Une limite simple, annoncée dans la signature, oblige à faire ce travail de préparation et respecte le temps de chaque destinataire. Essayez dès votre prochain mail de répondre en 5 lignes.
Questions fréquentes sur la règle des 5 lignes
Qu’est-ce que la règle des 5 lignes pour les mails ?
La règle des 5 lignes est une politique personnelle qui consiste à répondre à chaque mail en 5 lignes au maximum, quel que soit le destinataire ou le sujet. Elle s’annonce dans la signature, par un lien vers une page qui l’explique, pour que la brièveté du message ne passe pas pour de la sécheresse.
Comment écrire un mail court sans paraître sec ?
Un mail court paraît sec quand son destinataire ignore la raison de sa brièveté. Annoncer la règle dans la signature lève cette ambiguïté. Placer l’action attendue dans la première ligne et terminer par une formule de politesse simple suffit ensuite à garder un ton cordial en 5 lignes.
Que faire quand un sujet ne tient pas en 5 lignes ?
Un sujet qui ne tient pas en 5 lignes relève le plus souvent d’un appel ou d’une réunion courte. Quand l’information doit être conservée, un document joint fait l’affaire, à condition que le mail explique en 5 lignes pourquoi le lire et ce que le destinataire doit en faire.
Le droit à la déconnexion suffit-il à réduire la surcharge de mails ?
Le droit à la déconnexion protège les temps de repos et de congé, mais il ne règle pas la longueur ni la clarté des messages envoyés pendant la journée. Une règle d’écriture comme les 5 lignes complète utilement une charte de déconnexion en allégeant la charge pendant les heures de travail.
