Choisir une agence de conférencier est le meilleur moyen de ne pas se tromper dans son choix d’intervenant ou de trouver un conférencier encore confidentiel.
30 % de mes conférences étant programmées par des agences de conférenciers, j’ai mon mot à dire, si vous cherchez un conférencier pour votre événements. Et organiser une conférence est toujours une bonne idée pour :
- Améliorer la communication interne :
- Renforceer l’esprit d’équipe
- Mettre à jour des compétences
- Faire le point sur l’état de l’art de son domaine
- Réseautage cross-silo
- Boost de motivation
- Feedback direct, pour continuer avec le franglais
- Innovation et créativité
- Reconnaissance de ses équipes en invitant une célébrité
- Proposer une diversité des perspectives
- Montrer que le changement est possible
- Développer la culture d’entreprise
- Accéder à des experts
- Améliorer le bien-être au travail
- Avoir un sandwich ou un buffet gratuit
- Tester sa capacité de rester éveiller
Mais comment trouver le professionnel qui transformera cette idée en expérience pour votre audience ? Comme une conférence de Benjamin Chaminade par exemple. 😀
Vous allez devoir faire un choix avant de sélectionner votre intervenant. Un choix parmi ces deux possibilités :
- Parcourir le web à la recherche d’une liste de professionnels avec les mots clés « conférence en…» ou « conférencier sur…». Cette approche directe peut-être chronophage mais vous permettre de réaliser des économies allant jusqu’à 25%,
- Faire appel à une agence de conférenciers qui dispose d’un catalogue et peut vous guider dans votre choix. Cette approche est la plus rapide. Moyennant un petit pourcentage supplémentaire, en plus des honoraires officiels de l’intervenant.
Si vous préférez le second cas pour être sûr de ne pas vous tromper, la sélection d’une agence de conférencier est une étape cruciale. Cette étape aidera à définir le ton et le succès de votre projet.
Cet intermédiaire vous demandera de connaître vos objectifs. Il vous offrira aussi sa pratique aguerrie de sélection. Et ça tombe bien ! Les meilleurs conférenciers sont dans une agence.
Bref, les agences sont là pour vous aider à trouver l’orateur le mieux adapté à votre recherche.
Points Clés à Retenir
- La correspondance entre les objectifs de l’événement et l’expertise de l’agence est essentielle.
- L’impact d’un conférencier sur l’audience détermine en grande partie son succès.
- Choisir un conférencier qui apporte de la valeur ajoutée, au delà de belles histoires, favorise une expérience mémorable.
- L’importance de l’alignement entre les messages du conférencier et la vision de votre entreprise ne doit pas être sous-estimée.
- Un processus de sélection minutieux garantit un partenariat fructueux avec l’agence de conférenciers.
Comment choisir votre agence de conférencier (Fiche récap)
- Déterminez votre budget. Les honoraires d’une intervention via une agence vont de 2500 € pour un intervenant français débutant à plus de 200 000 € pour un américain reconnu (Simon Sinek, Set Godin ou GaryVee).
- Précisez vos attentes. Clarifiez le thème, l’objectif et le public de l’événement pour trouver une agence qui correspond à vos attentes spécifiques. Certaines agences cumulent agence de conférencier et agence de personnalité.
- Recherchez et comparez. Explorez différentes agences, examinez leurs portfolios et les conférenciers qu’elles représentent. Leur catalogue ne comprend que des quinquas blancs ou proposent-ils des personnalités plus diverses ?
- Vérifiez la réputation et l’ancienneté de l’agence. J’ai rajouté ce point car en ce moment il y a une nouvelle agence » pure player « qui se créé par semaine. Lisez les avis et les témoignages. S’il n’y en a pas, passez votre chemin.
- Évaluez les conférenciers. Assurez-vous que l’agence propose des conférenciers qui s’alignent sur vos thèmes et ont une expertise avérée. Les fiches conférenciers des agences sont souvent bien fournies mais rarement à jour.
- Discutez des modalités. Contactez l’agence et abordez les détails pratiques, comme les honoraires, les disponibilités et les modalités contractuelles avant de prendre votre décision.
Une courte vidéo pour vous aider à préparer votre appel avec une agence de conférencier et ensuite le conférencier.
L’importance de l’expertise de l’agence dans votre secteur
L’expertise sectorielle d’une agence de conférenciers n’est pas cruciale pour garantir que votre événement réponde aux attentes de votre public.
Imaginez une agence spécialisée dans les intervenants industriels, ou dans les intervenants en pharmacie ! Si vous êtes en traind e lire ce lignes, je vous rappelle que vous cherchez un conférencier, pas un formateur !
Vous n’avez pas besoin d’un partenaire spécialisé dans votre domaine pour cibler et choisir un conférencier. Ce qui serait le cas si vous cherchiez une formation.
Si vous souhaitez offrir une expérience enrichissante et un contenu pertinent à votre audience vous souhaitez une agence qui s’intéresse à votre culture avant de s’intéresser à votre secteur !
Identifier l’expérience pertinente
Cependant, Même si vous n’avez pas besoin d’un spécialiste de votre secteur, l’agence doit tout de même comprendre les enjeux et défis que vous avez à relever.
Cela influencera la proposition de speakers qu’ils vous feront.
Comprendre les spécialisations de l’agence
Ce qui me parait plus intéressant est d’examiner la valeur ajoutée des experts affilés à l’agence. Ces intervenants ayant une compétence pointue dans un sujet donné peuvent offrir des perspectives fines et abouties.
Ce qui vous rassurera et assura un discours influent. Pour cela :
- Valorisez les agences qui mettent en avant des spécialistes reconnus dans le sujet que vous souhaitez couvrir.
- Ne vous focalisez pas sur les conférenciers ayant des réalisations notables et une réputation solide. De jeunes intervenants sont en train de percer, ils apporteront leur fraicheur et leur vision du monde. .
- Etudiez le niveau de personnalisation des interventions proposées. À moins que vous ne souhaitiez une « conférence spectacle. »
Pour info, certaines agences se sont spécialisées dans un certain type de profil d’intervenants. Par exemple l’agence Wechamp vous proposera des sportifs alors que Senseagency vous proposera des conférenciers célèbres. We are mind les deux et Conferences-Aurore fera une recherche selon votre demande.
Évaluer la réputation et les références de l’agence
Lorsque vous envisagez d’être assister dans la sélection de votre speaker, il est primordial de prêter un peu d’attention à sa réputation de l’agence.
La raison ?
Le plus petit élément commun à ces agences est de faire de l’intermédiation. Ce qui signifie que de se lancer sur ce marché est facile ! Ce qui explique l’explosion d’agences en tout genre qui vous proposes de conférences entre mdi et deux ou d’organiser des TedX d’entreprise.
Les références passées et les succès notables sont des témoins clés de la fiabilité et de l’expertise de l’agence. De plus, un large éventail de conférenciers de renom indique une capacité à répondre à divers besoins et thématiques.
Analyser la diversité et la pertinence des sujets abordés par les conférenciers permettra d’évaluer l’étendue et la profondeur du réseau de l’agence.
Selon mon expérience, beaucoup d’agences ont des listes composées à 90 % d’hommes quinquas. Je sais qu’il s’agit du gros des troupes dans ce domaine mais les jeunes et les femmes se rebiffent.
Analyser les avis et témoignages clients
La lecture attentive des témoignages de clients antérieurs est cruciale pour comprendre l’efficacité et la qualité des services de l’agence.
Ces retours d’expérience ne s’arrêtent pas à la satisfaction des clients quant à l’expertise et la performance des conférenciers. Ils apportent des éclaircissements sur la capacité de l’agence à gérer des situations inattendues et à s’adapter aux demandes spécifiques.
Des commentaires positifs sur la réactivité, l’accompagnement personnalisé et le professionnalisme de l’agence sont des signes encourageants d’un service de qualité.
Examiner les études de cas
Les études de cas et les exemples de réussites fournissent des preuves tangibles de l’impact d’une agence sur divers types d’événements.
Je réalise que les agences mettant en avant des études de cas comme je le fais sont extrêmement rares en France. Je n’ai trouvé que Orators qui propose des étude de cas.
En examinant ces cas, vous pouvez non seulement juger de la pertinence et de l’efficacité des conférenciers sélectionnés, mais aussi de la capacité de l’agence à s’adapter aux différents publics et secteurs d’activité.
La gamme de speakers proposée par l’agence
Lorsque vous faites appel à une agence de conférenciers pour votre événement, vous accédez à un choix particulièrement riche et diversifié. Comme un menu de restaurant chinois mais avec des gens.
Quels que soient vos besoins et le format de votre événement, l’agence vous proposera une variété de personnes capable d’inspirer, d’éduquer et de divertir votre audience selon ce que vous cherchez.
Options de conférenciers selon l’événement
Chaque événement est unique et mérite une attention personnalisée. Que vous organisiez un séminaire d’entreprise, un atelier de formation ou une colloque annuel, l’agence peut vous proposer des profils de speakers exclusifs, chacun apportant son expertise et son style pour faire écho aux attentes de votre public.
Diversité des intervenants
La force d’une agence réside dans son réseau de speakers*, offrant ainsi des perspectives neuves et des discussions captivantes. Cette exclusivité signifie souvent que vous bénéficierez d’intervenants qui réservent leurs apparitions pour des événements soigneusement sélectionnés, garantissant à votre public une expérience véritablement spéciale et mémorable.
* Les agences n’ont pas de réseaux d’intervenants exclusifs. La plupart des conférenciers qui tournent sont inscrits (volontairement ou pas) dans toutes les agences, regardez Michael Aguilar. Il arrive cependant que des conférenciers donnent la gestion de leur relation client à une agence particulière. Je pense aux « Power Speakers » comme Emmanuel Vivier ou Virgine Delalande qui ont missionné l’agence « Les speakers » de Eric Blot.
La compréhension des besoins de votre audience par l’agence
Choisir une agence de conférenciers, c’est avant tout chercher un partenaire capable de comprendre l’audience à laquelle vous vous adressez. Le succès d’un événement repose sur cet alignement audience-conférencier, où chaque intervention doit s’ajuster avec précision aux attentes et aux intérêts des participants.
Les conférences en entreprise peuvent être organisées dans différents contextes et avoir différents objectifs. Voici quelques exemples de contextes et de types de conférences :
- Soirées clients : ces soirées sont organisés pour remercier les clients et les prospects de leur fidélité. Ils peuvent être l’occasion de présenter de nouveaux produits ou services, de récompenser les clients les plus fidèles, ou simplement de passer un moment agréable ensemble. Les conférenciers idéaux pour ce type d’événement sont des personnes charismatiques et conviviaux, capables de captiver l’attention d’un public hétérogène.
- Lancements de produits : ces événements sont organisés pour présenter un nouveau produit ou service au marché. Ils sont généralement destinés aux médias, aux investisseurs et aux clients potentiels. Les conférenciers idéaux pour ce type d’événement sont des experts dans leur domaine, capables de présenter les avantages du nouveau produit ou service de manière claire et concise.
- Découvertes de tendances : ces réunions sont organisés pour informer les participants des dernières tendances dans un domaine donné. Ils peuvent être destinés aux employés, aux clients ou aux partenaires commerciaux. Les conférenciers idéaux pour ce type d’événement sont des experts dans leur domaine, capables de présenter les tendances de manière concise et accessible.
- Intermède : Il s’agit ici d’une intervention lors d’un séminaire annuel qui sert à la fois d’intermède entre des réunions soutenues et comme récompense. Les personnes invitées à intervenir dans ce cadre sont souvent des célébrités.
En fonction du contexte et du type de conférence, le profil du conférencier idéal peut varier. Cependant, certains critères sont toujours importants, tels que :
- L’expertise : le conférencier doit être un expert dans son domaine. Il doit être capable de transmettre des informations précises et à jour.
- La communication : le conférencier doit être un bon communicateur. Il doit être capable de capter l’attention de son public et de transmettre ses messages de manière claire et concise.
- La personnalité : le conférencier doit avoir une personnalité adaptée au contexte de l’événement. Il doit être capable de s’adapter à un public varié et de créer une atmosphère positive.
Un conférencier pertinent sera celui qui non seulement captivera votre audience mais également renforcera le message que vous souhaitez transmettre.
Voici quelques éléments clés qu’une agence de conférenciers devrait analyser pour garantir cette adéquation :
- Les défis et objectifs actuels de votre public
- Les tendances et dynamiques du secteur d’activité de l’audience
- Le niveau d’expertise et les préférences en termes de style de présentation
Passons maintenant à un exemple concret d’une grille d’évaluation qu’une agence peut utiliser pour cibler au mieux les besoins de l’audience. Grille que j’utilise moi-même :
| Critère d’évaluation | Questions clés | Actions de l’agence |
|---|---|---|
| Compréhension du contexte | – Quels sont les enjeux majeurs pour l’audience ? – Quelle est la culture de l’entreprise cliente ? | Entretiens avec les organisateurs pour saisir l’environnement interne et externe de l’entreprise. |
| Identification des attentes | – Quelles sont les attentes éducatives ? – Y a-t-il des objectifs de divertissement ou d’inspiration ? | Questionnaires ciblés pour déterminer les objectifs précis de l’événement. |
| Profil de l’audience | – Quel est le niveau de connaissance sur le sujet ? – Quelles sont les préférences en matière de format (conférence, atelier, débat…) ? | Analyse des données démographiques et des retours sur les événements précédents. |
| Correspondance conférencier-audience | – Quel conférencier aura le plus d’impact ? – Comment s’assurer que le message sera bien reçu ? | Sélection rigoureuse fondée sur des critères précis d’adéquation avec l’audience. |
L’agence de conférenciers que vous choisirez devra démontrer sa capacité à effectuer cette analyse en profondeur pour chaque événement.
C’est cette démarche sur-mesure qui fera toute la différence dans la résonance de votre événement et la satisfaction de vos participants.
Les services additionnels proposés par l’agence
Choisir une agence de conférencier ne se limite pas à la proposition d’une short-list de speaker.
Elles peuvent aussi proposer une assistance événementielle complète, incorporant un éventail de services complémentaires pour enrichir l’expérience globale des participants. Voyons ensemble ces avantages supplémentaires qui peuvent faire toute la différence.
| Service complémentaire | Description | Impact sur votre événement |
|---|---|---|
| Gestion logistique intégrale | Coordination de tous les aspects logistiques, incluant le lieu, la technique, l’hébergement et le transport. | Permet une concentration sur le contenu et l’interaction avec les participants, sans se soucier des détails opérationnels. |
| Ateliers interactifs | Organisation d’ateliers pratiques en marge des conférences pour une immersion et un apprentissage actif. | Augmente l’engagement des participants et renforce la mémorisation des thématiques abordées. |
| Support technologique | Mise à disposition d’outils digitaux pour des sessions Q&A, des sondages en direct et d’autres formes d’interactivité. | Encourage la participation du public et favorise un feedback instantané pour les conférenciers. |
| Accompagnement sur mesure | Conseils personnalisés pour l’adaptation du contenu des conférences aux attentes spécifiques de votre audience. | Assure un alignement parfait entre les messages véhiculés par les conférenciers et les objectifs de votre entreprise. |
N’oubliez pas, la qualité des services complémentaires peut autant influencer le succès de votre événement que le choix du conférencier en lui-même. Prenez le temps d’évaluer les options offertes par votre agence de conférencier et envisagez l’impact de ces services sur l’expérience vécue par chaque participant.
Choisir une agence de conférencier
Nous y voilà. Lorsqu’il s’agit de sélectionner une agence, les critères de choix conférencier célèbre ou pas doivent être minutieusement évalués pour garantir un engagement de conférencier réussi et en adéquation avec vos attentes.
Ci-dessous, vous trouverez une série de recommandations pour vous guider dans votre décision. Elle complète la fiche récap que vous avez pu voir en début d’article.
- Expérience et expertise : Vérifiez l’expérience de l’agence à sélectionner les intervenants répondant à vos attentes
- Réputation : Recherchez les avis et témoignages de clients précédents pour évaluer la crédibilité et la qualité des services de l’agence. Encore peu le font mais c’est en train changer.
- Diversité de l’offre : Assurez-vous que l’agence propose une gamme variée pour répondre aux divers besoins de votre événement.
- Compréhension des objectifs : L’agence choisie doit être en mesure de comprendre et de s’aligner sur les objectifs spécifiques de votre événement.
- Flexibilité et personnalisation : Une agence de conférencier idéale est celle qui peut personnaliser ses services et s’adapter rapidement à vos demandes.
La mise en place d’un partenariat stratégique avec une agence de conférencier est essentielle pour l’actualisation de vos ambitions événementielles. À travers le tableau suivant, découvrez comment différencier les services de plusieurs agences afin de faire le choix qui vous correspond le mieux.
| Critères | A-speakers | Simone & Nelson | Minds |
|---|---|---|---|
| Compréhension des attentes | Moyen | Élevée | Élevée |
| Réputation et avis clients | Correcte, avis variés | Excellente, avis positifs | Excellente, avis positifs |
| Diversité des conférenciers | Large spectre | Variée, bons intervenants | Variée, bons intervenants |
| Compréhension des besoins | Approche généraliste | Approche sur-mesure | Approche sur-mesure |
| Flexibilité et adaptation | Réactive | Très réactive | Très réactive |
La sélection de l’agence idéale résidera dans celle qui non seulement satisfait aux critères établis mais qui démontre également une passion et un engagement alignés sur les valeurs de votre entreprise.
Les critères de tarification et de budget
Oui, c’est le nerfs de la guerre et vous vous doutez bien que même s’il y a des tarifs négociés entre les conférenciers et les agences, les honoraires seront légèrement supérieurs.
Je prépare un article sur les différents éléments qui influencent les honoraires du conférencier donc je ne vais pas trop m’étaler.
Définir votre budget pour un conférencier
La première étape consiste à établir clairement votre budget. Cela comprend l’allocation des fonds non seulement pour les honoraires du conférencier, mais également des dépenses annexes éventuelles telles que le déplacement et l’hébergement.
En faisant appel moi-même à des conférenciers pour mes propres événements, méfiez-vous des frais de déplacement surprises. Notamment si le conférencier se déplace en voiture.
C’est la raison pour laquelle, en tant que conférencier, je donne à mes clients des devis tout compris. C’est d’abord une question de confiance et de transparence.
Comprendre la structure des honoraires de l’agence
La navigation dans la structure des honoraires de l’agence peut sembler complexe. Il est essentiel de discuter ouvertement avec l’agence pour avoir une transparence totale sur les frais.
Ces honoraires peuvent inclure des frais de service ou des commissions. Clarifiez pour éviter les mauvaises surprises et ajuster votre budget en conséquence.
- Examinez les pack proposés par l’agence et évaluez leur rapport qualité-prix.
- Demandez des exemples de coûts pour des événements similaires pour mieux anticiper le coût total de votre événement.
- Considérez la possibilité de négocier les tarifs en fonction de la durée de l’intervention ou du partenariat à long terme.
Parmi les agences avec lesquelles je travaillent certaines proposent des honoraires à prendre ou à laisser. D’autres rajoutent un montant précis aux frais de l’intervenant. D’autres ajoutent un pourcentage. Et enfin, d’autres demandent un pourcentage sur les honoraires du conférencier. Histoire d’avoir le même affichage de prix que si le client passait directement par le conférencier.
Et court-circuiter l’agence pour s’adresser directement au conférencier ?
NOOOON. Contacter directement par le conférencier une fois que l’agence vous a donné son nom n’est pas une bonne idée ! Les agences nous communiquent les noms des entreprises auxquelles nous avons été proposés !
Ma politique personnelle dans ce cas est de proposer le tarif qui a été donné par l’agence + 20 %. Ça calme vite fait les clients indélicats qui tentent leur chance.
Je sais que certains conférenciers à la vue basse et à l’éthique douteuse ne se gênent pas. Je vous assure que ces derniers n’ont jamais une carrière bien longue dans ce métier.
Comparer les agences de conférencier
Lorsque vous vous lancez dans la comparaison agences de conférencier, plusieurs critères de comparaison fondamentaux doivent orienter votre décision. La clarté de ces critères vous permettra de faire un choix de l’agence de conférencier éclairé, en adéquation avec les objectifs de votre événement. Voici quelques axes à considérer :
- La diversité, la pertinence et l’exhaustivité des profils des conférenciers proposés par l’agence.
- La capacité de l’agence à comprendre et à s’aligner sur vos objectifs spécifiques.
- Les services additionnels susceptibles d’enrichir l’expérience de vos participants.
- La transparence et la structure des honoraires.
- Et puis, si leur site est joli. Et je sais que pour beaucoup de clients c’est en réalité le critère qui joue le plus.
En mettant en relief les différentes caractéristiques de chaque agence, vous serez à même de déterminer quelle agence se distingue par ses prestations et la façon dont elle pourrait contribuer au succès de votre événement. N’oubliez pas que lechoix que vous ferez est un investissement stratégique pour votre entreprise.
Conclusion
La décision que vous prendrez marquera sans aucun doute le début d’une aventure prometteuse pour vos événements futurs. Il est essentiel de considérer minutieusement chaque facteur évoqué dans cet article pour établir les fondations d’une planification réussie.
Choisir la bonne agence, c’est s’assurer d’un partenariat durable avec le ou la conférencier.e, capable de transformer une simple conférence en un moment marquant et valorisant pour votre public.
Reliez vos objectifs et la mission de votre organisation aux compétences et à l’expertise de l’agence afin de créer une synergie qui va au-delà de la simple transaction. Vous aurez surement besoin de faire appel à un autre conférencier alors autant le faire avec la même agence avec laquelle vous avez créé ce premier lien.
L’interaction entre votre audience et les conférenciers sélectionnés doit être considérée comme une opportunité de parfaire vos messages, renforcer votre marque et inspirer toutes les personnes présentes.
