En tant que conférencier et organisateur de conférence dans le cadre des parcours managériaux que j’organise pour mes clients, recevoir le conférencier le jour de la conférence est aussi important que de l’avoir choisi.
Recevoir un conférencier sans stress
En premier lieu, inutile de reporter votre stress sur l’intervenant.
Si vous avez passé votre temps à lui répéter :
- les enjeux de cette intervention sur la cohésion de votre équipe,
- le rôle de celle-ci dans la stratégie de votre entreprise,
- son importance dans le lancement d’une nouvelle démarche, ou
- l’effet qu’une mauvaise conférence aura sur votre carrière…
plutôt que de laisser votre intervenant s’approprier les lieux et se concentrer.
Vous ne pourrez pas ensuite lui reprocher d’être nerveux avant son intervention ou pressé d’en finir.
Au delà de votre propre nervosité, vous pouvez aussi stresser un intervenant en :
- changeant les conditions d’intervention au dernier moment,
- insistant qu’il vous donne ses slides alors qu’il vous a déjà dit non,
- lui disant que finalement c’est filmé alors que ce n’était pas prévu,
- lui apprenant que l’intervention se fera avec une audience à distance alors que cela n’a jamais été discuté et que cela apporte une nouvelle contrainte
- en continuant à lui parler alors qu’il cherche à se connecter à votre système de projection qui est si ancien qu’il doit être « multimédia ».
En résumé : Laissez l’intervenant se concentrer pour une intervention de qualité.
Passer la technique en revue
Vérifiez des moyens de connexion audio et video pour éviter que votre intervenant découvre que vous êtes en VGA. Ou pire : en clickshare. Le système de partage d’écran sans fil qui ralentit les présentations, détériore la qualité des videos et rend chèvre tout conférencier professionnel muni d’un mac.
90 % d’entres-eux donc.
Renseignez-vous aussi sur les conditions sonore de la salle, si vous êtes en VGA, au lieu de disposer du HDMI (il y en a encore), il faudra prévoir une sortie son séparée si l’intervenant utilise des vidéos.
Concernant l’espace d’intervention, précisez si il y aura un mange-debout, une table, un fauteuil, une planche à clous ou un pupitre. Pupitre qui est revenu à la mode pendant la pandémie pout maintenir la distance entre le conférencier et l’audience.
Certains intervenants ont une mise en scène qui demande certains aménagements donc restez ouvert.
En résumé : Vérifier la technique avant de vous retrouver en panique
Ne pas filmer sans prévenir à l’avance et accord contractuel
Certains intervenants aiment être filmé car ils n’en ont pas les moyens techniques et vous demanderont éventuellement une copie de ce film pour leur propre usage.
D’autres, par contre, refuseront catégoriquement d’être filmé. Parce que cela va casser leur spontanéité, parce qu’ils n’aiment pas ça ou parce qu’ils contrôlent leur image.
Me concernant, si les choses ne sont pas formulé dans un contrat préalable, je refuse toute captation. À partir du moment où nous nous sommes mis d’accord, vous êtes autorisé à utiliser un certain nombre de minutes de l’intervention.
Jamais l’intervention dans sa globalité pour préserver les surprises de l’intervention.
En résumé : Filmer est indésirable sans accord préalable
Ne vous attendez pas à forcément avoir des questions à la fin de la conférence.
Nous ne sommes plus en 1987 et à l’époque des Cliparts !
Les techniques d’animations ont évolués et ne suivent plus obligatoirement le schéma classique : le patron introduit l’intervenant, l’intervenant remercie le patron et dit qu’il est en train de passer le meilleur jour de sa vie avant de prendre la parole sans prendre son souffle. Jusqu’à ce qu’un micro circule dans la salle pour la séance de Questions et Réponses a.k.a Q&A.
Comme vous le savez sans doute, il devient de plus en plus complexe de maintenir l’attention d’une audience donc les questions et réponses ne sont plus forcément cantonnées à la fin de l’intervention.
- Elles peuvent intervenir au début ou au milieu de l’intervention.
- Elles peuvent être lancées à la cantonade.
- L’iintervenant peut aussi utiliser une app comme Wooclap ou Klaxoon.
Si il y a effectivement une séance de Questions et Réponses, prévoyez une personne dédiée qui fera passer le micro aux personnes souhaitant prendre la parole.
Vous pouvez aussi collecter les questions anonymement et préparer une ou deux questions à l’avance que vous poserez au conférencier pour laisser le temps à l’audience de sortir de son rôle de spectateur.
Ah, et aussi. Petit conseil. Quand les questions s’essoufflent, ne forcez pas votre audience à trouver de nouvelles questions. Par expérience il arrive souvent à ce moment là quelqu’un pose une question pas terminée à laquelle il n’est pas possible de répondre.
Soit parce qu’elle n’est pas claire, pas finie de cuire ou trop personnelle.
En résumé : Pensez aux question pendant l’organisation
Recevoir un conférencier sans se tromper de sujet
Un intervenant n’est pas là pour avoir raison ou vous donner LA seule façon de voir les choses.
Il est là pour vous donner un point de vue, partager une expérience, vous inspirer des pistes à creuser ou échanger sur les erreurs qu’il ou elle a pu commettre.
Vous pouvez ne pas être d’accord avec lui et le lui dire mais ce n’est pas le sujet car son rôle est de vous donner des informations ou partager une expérience sur laquelle vous pouvez ensuite élaborer.
Une chose, en cas de désaccord, partagez-en la raison car ce que vous avez à dire est aussi important pour la salle que pour l’intervenant.
Je l’ai vécu récemment dans le domaine du médical ou j’expliquais que la valeur « intégrité » n’était pas une valeur car vous ne pouviez pas en assumer le contraire, comme excellence, qualité ou respect.
Le PDG a alors pris la parole pour expliquer que dans le secteur médical l’intégrité était une valeur importante car dans leur milieu l’intégrité n’allait pas de soi et était même une élément de différentiation.
Ou va le monde (médical).
En résumé : Le conférencier n’est pas là pour vous donner de leçon ni avoir raison, mais pour vous donner des pistes d’exploration.
Il me reste à vous remercier. Si j’ai oublié des choses importantes à savoir pour faciliter l’intervention de votre conférencier ou animateur je vous invite à me le dire en commentaire. Si vous êtes conférencier partagez cet article avec vos clients pour les aider à vous aider à donner une intervention passionnante et inspirante.
A bientôt.
