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L’entretien de départ

L’ entretien de départ est une réunion entre au moins un représentant du département des ressources humaines de l’entreprise et le salarié partant (Dans le cadre de cet entretien particulier, le salarié a le plus souvent démissionné mais il peut très bien s’agir d’un départ à la retraite, la fin d’un contrat à durée déterminé ou un changement de service dans la même structure).

Le représentant des ressources humaines doit alors poser des questions au salarié, lui demander de remplir un questionnaire, ou les deux. Il s’agit d’une analyse systématique de l’expérience professionnel vécue par le salarié partant. Ce n’est donc pas un simple rendez-vous lors duquel le salarié démissionnaire signe son solde de tout compte et rend sa carte de cantine.

L’importance de l’entretien de départ

L’entretien de départ est un outil précieux pour les entreprises, car il permet de recueillir des informations essentielles pour améliorer les pratiques managériales et fidéliser les talents. Il est particulièrement important pour les raisons suivantes :

  1. Comprendre les raisons du départ : En interrogeant les employés sur les raisons de leur départ, l’entreprise peut identifier les facteurs clés qui influencent la décision de quitter l’organisation. Par exemple, un employé peut évoquer un manque de perspectives d’évolution, une mauvaise gestion de l’équilibre travail-vie privée ou un environnement de travail toxique.
  2. Identifier les points faibles de l’organisation : L’entretien de départ offre l’occasion de mettre en lumière les domaines dans lesquels l’entreprise doit s’améliorer pour mieux répondre aux attentes des employés. Par exemple, si plusieurs employés mentionnent un manque de reconnaissance ou de communication, cela peut inciter l’entreprise à revoir ses pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
  3. Fidéliser les talents : En tirant les enseignements des entretiens de départ, l’entreprise peut mettre en place des actions pour améliorer la satisfaction et l’engagement des employés, et ainsi réduire le taux de roulement. Par exemple, une entreprise peut décider d’investir dans la formation continue, d’améliorer les conditions de travail ou de mettre en place des programmes de mentorat pour soutenir les employés.
  4. Améliorer la réputation de l’entreprise : En prenant en compte les retours d’expérience des employés lors de leur départ, l’entreprise montre qu’elle est attentive aux besoins et aux attentes de ses employés, ce qui peut renforcer sa réputation sur le marché du travail et l’aider à attirer de nouveaux talents.

Plutôt que de considérer ce salarié comme un individu qui n’a qu’à « aller se faire pendre ailleurs ! » il serait peut être plus judicieux d’obtenir un maximum d’information de sa part, en le sortant de toute pression qu’il pourrait subir de son encadrement et en l’aidant à prendre du recul sur la base d’un entretien franc et direct.

Mais nous ne somme pas seulement dans la correction corrective, il peut tout aussi bien s’agir d’une action préventive lorsqu’un salarié change de fonction au sein de la même entreprise.

L’entretien de départ est un excellent moyen de :

  •  Définir les bénéfices, en termes d’expérience et de développement des compétences que l’emploi a apporté au salarié afin d’identifier les éléments sur lesquelles communiquer dans le cadre de sa marque d’employeur ;
  • Connaître les raisons qui on démotivé le salarié et la date de sa prise de décision de partir afin de calculer précisément le coût de ce départ ;
  • Identifier les problèmes humains et organisationnels rencontrés (en général, et pas seulement ceux qui ont déclenché le départ) ;
  • Apporter une réponse rapide à un problème émergent dans le management du capital humain ;
  • Mesurer les résultats du management de la fidélisation ;
  • Améliorer les méthodes de fidélisation ;
  • Obtenir des informations sur l’entreprise qui a embauché le salarié ;
  • Laisser une image positive au salarié sortant afin que celui-ci continu à être prescripteur.

Les objectifs d’un entretien de départ réussi

Un entretien de départ réussi doit répondre à plusieurs objectifs clés :

  1. Recueillir des informations précises et honnêtes : L’un des principaux objectifs de l’entretien de départ est d’obtenir des informations sincères sur l’expérience de l’employé au sein de l’organisation. Pour ce faire, il est essentiel de créer un environnement sûr et respectueux où l’employé se sent à l’aise pour partager ses impressions et ses préoccupations.
  2. Identifier les domaines d’amélioration : L’entretien de départ doit permettre d’identifier les aspects de l’organisation qui peuvent être améliorés pour mieux répondre aux attentes des employés. Il peut s’agir de la gestion des ressources humaines, de la communication interne, de la rémunération ou des conditions de travail.
  3. Évaluer la performance managériale : L’entretien de départ offre l’occasion d’évaluer la performance des managers et de déterminer si des actions doivent être mises en place pour améliorer leur efficacité. Par exemple, si un employé mentionne un manque de soutien ou de reconnaissance de la part de son manager, cela peut inciter l’entreprise à revoir ses pratiques en matière de management.
  4. Renforcer la fidélisation des employés : En utilisant les informations recueillies lors des entretiens de départ pour mettre en place des actions d’amélioration, l’entreprise peut augmenter la satisfaction et l’engagement des employés, ce qui peut contribuer à réduire le taux de roulement et à fidéliser les talents.

Pour mener un entretien de départ efficace, il est important de suivre plusieurs étapes clés :

  1. Préparation de l’entretien : Avant l’entretien, il est essentiel de bien se préparer. Cela implique de déterminer les questions à poser, de s’informer sur le contexte du départ et de fixer un cadre approprié pour l’entretien (en face-à-face, par téléphone ou en visioconférence). Les questions posées doivent être bien structurées, ouvertes et non menaçantes, pour encourager l’employé à partager ses impressions et ses préoccupations.
  2. Conduite de l’entretien : Pendant l’entretien, le responsable doit adopter une attitude bienveillante et à l’écoute, en évitant toute attitude défensive ou accusatoire. Il est important de laisser l’employé s’exprimer librement, de reformuler ses propos pour s’assurer de bien les comprendre et de poser des questions complémentaires si nécessaire.
  3. Analyse et suivi des résultats : Après l’entretien, il est crucial d’analyser les informations recueillies et de les utiliser pour identifier les domaines d’amélioration et mettre en place des actions concrètes. Il est également important de suivre l’évolution de ces actions pour mesurer leur efficacité et ajuster les mesures si nécessaire.

Les erreurs à éviter lors d’un entretien de départ

Pour garantir un entretien de départ constructif et fructueux, il est essentiel d’éviter certaines erreurs courantes :

  1. Négliger la préparation : Une mauvaise préparation peut compromettre la qualité de l’entretien et rendre difficile l’obtention d’informations précises et utiles. Il est donc important de prendre le temps de bien se préparer en amont de l’entretien.
  2. Manquer d’écoute active : L’écoute active est cruciale pour recueillir des informations honnêtes et pertinentes. Le responsable doit donc être attentif aux propos de l’employé, éviter de l’interrompre et poser des questions pour clarifier certains points si nécessaire.
  3. Adopter une attitude défensive : Une attitude défensive ou accusatoire peut entraver la communication et empêcher l’employé de s’exprimer librement. Il est donc important d’adopter une attitude bienveillante et ouverte au dialogue.
  4. Négliger le suivi : L’analyse et le suivi des résultats de l’entretien sont essentiels pour tirer les enseignements de ces entretiens et mettre en place des actions d’amélioration. Il est donc important de ne pas négliger cette étape et de s’assurer que les actions sont mises en œuvre et suivies dans le temps.

MISE à JOUR : La confidentialité et l’éthique dans l’entretien de départ

La confidentialité et l’éthique sont des éléments essentiels pour assurer un entretien de départ respectueux et constructif :

  1. Protection des données personnelles : Il est important de veiller à la protection des données personnelles des employés, notamment en respectant les réglementations en vigueur (telles que le RGPD) et en limitant l’accès aux informations recueillies lors de l’entretien aux personnes concernées.
  2. Gestion des informations sensibles : Lors de l’entretien, l’employé peut partager des informations sensibles concernant son expérience au sein de l’entreprise. Il est crucial de traiter ces informations avec précaution et de respecter la confidentialité des propos échangés.
  3. Respect de l’employé : L’entretien de départ doit être mené avec respect et bienveillance, en évitant toute attitude condescendante ou discriminatoire. Il est essentiel de reconnaître la valeur de l’employé et de l’écouter attentivement pour recueillir des informations utiles et pertinentes.

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